校辦字[2010]18號(hào)

校內(nèi)各單位：

為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校文件處理，第17次校長(zhǎng)辦公會(huì)對(duì)學(xué)校文件處理流程和規(guī)范進(jìn)行了研究，提出了新的要求，并討論通過(guò)了《五邑大學(xué)文件處理流程和規(guī)范》?，F(xiàn)將流程和規(guī)范印發(fā)給你們，請(qǐng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

附件：五邑大學(xué)文件處理流程和規(guī)范

五邑大學(xué)

二○一○年十二月九日

主題詞：文件處理 流程和規(guī)范 通知

五邑大學(xué)黨政辦公室

2010年12月9日印發(fā)

（共印52份）

附件：

五邑大學(xué)文件處理流程和規(guī)范

一、總則

第一條 為使文件處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)文件處理實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本流程和規(guī)范。

第二條 文件是處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹上級(jí)方針、政策，指示、指導(dǎo)，精神、決定，學(xué)校布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，校內(nèi)各單位請(qǐng)示、報(bào)告和交流情況的工具。

第三條 文件處理指文件的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件處理要規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。

第四條 學(xué)校黨政辦公室是文件處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校文件的處理，并對(duì)學(xué)校各單位文件處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第五條 各機(jī)關(guān)部處、學(xué)院（系、部）、教輔單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視文件處理工作，加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)、單位文件處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，各單位應(yīng)確定一名工作人員負(fù)責(zé)文件處理工作。

二、校外來(lái)文處理流程

第六條 校外來(lái)文指學(xué)校收到的上級(jí)部門(mén)或校外其他單位來(lái)文，以及學(xué)校各部門(mén)開(kāi)會(huì)帶回的發(fā)給學(xué)校的公文或有關(guān)對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)直接寄到職能部門(mén)的應(yīng)由學(xué)校處理的文件。

第七條 對(duì)收到的校外來(lái)文統(tǒng)一由機(jī)要科辦理，各單位不得自存自處。來(lái)文處理包括簽收、登記、擬辦、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)、承辦、催辦、辦結(jié)等程序。

（一）簽收。對(duì)校外來(lái)文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢(xún)，并采取相應(yīng)的處理措施。

（二）登記。應(yīng)當(dāng)將文件標(biāo)題、密級(jí)、急件、文號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期、辦結(jié)時(shí)間及辦理事項(xiàng)逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。

（三）擬辦。黨政辦公室主任或委托的副主任根據(jù)來(lái)文內(nèi)容提出閱知、閱示、閱處或閱辦意見(jiàn)。

閱知：閱覽文件了解精神和內(nèi)容。

閱示：校領(lǐng)導(dǎo)閱覽文件并給予指示。

閱處：職能部門(mén)負(fù)責(zé)人閱覽文件并提出辦理文件的方案、意見(jiàn)和建議等。

閱辦：按校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件的批示或文件規(guī)定辦理文件。

（四）傳閱。機(jī)要科根據(jù)擬辦意見(jiàn)，將文件送校領(lǐng)導(dǎo)或通知承辦單位閱知、閱示、閱處或閱辦。

（五）轉(zhuǎn)發(fā)。機(jī)要科根據(jù)批示將文件送有關(guān)負(fù)責(zé)人和部門(mén)進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)處理。

（六）承辦。主管部門(mén)對(duì)需要辦理的文件進(jìn)行辦理。屬承辦部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)：涉及其他部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理，須報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批的事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)提出處理意見(jiàn)并擬文稿，一并送請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批。

（七）催辦。機(jī)要科對(duì)文件的承辦情況進(jìn)行督促檢查。對(duì)重要文件應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對(duì)一般文件應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或者定期向黨政辦負(fù)責(zé)人反饋辦理情況。

（八）辦結(jié)。文件辦理完畢，承辦單位在公文呈送單中填寫(xiě)辦理情況和結(jié)果，并將公文退回機(jī)要科。

第八條 校領(lǐng)導(dǎo)批閱文件時(shí)間一般不超過(guò)2個(gè)工作日，如遇到出差等不在學(xué)校的，由機(jī)要科電話(huà)請(qǐng)示閱批意見(jiàn)。

第九條 主辦公文單位接到文件后，原則上當(dāng)天閱處并退回機(jī)要科，最長(zhǎng)不超過(guò)2個(gè)工作日。如遇到單位負(fù)責(zé)人出差等原因不能及時(shí)閱處的，單位的文件處理工作人員要告知機(jī)要科。

各單位不得留存公文原件，所有公文原件存放機(jī)要科。如需要留存公文，在機(jī)要科復(fù)印。

第十條 急件隨到隨辦，及時(shí)跟蹤，按時(shí)辦結(jié)，不得延誤。文件傳閱要隨時(shí)掌握公文的去向，做好傳閱記錄和跟蹤。文件有辦理時(shí)間要求的，按文件規(guī)定的時(shí)間或擬辦要求的時(shí)間辦結(jié)。

第十一條 要注意密級(jí)文件保密，密級(jí)文件嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照公文印發(fā)傳達(dá)范圍傳閱，按規(guī)定的機(jī)要通道傳遞，閱文單位和個(gè)人及時(shí)閱辦閱處，文件不在機(jī)要室外過(guò)夜。

三、校內(nèi)文件處理流程

第十二條 校內(nèi)文件指校內(nèi)各單位向?qū)W校呈報(bào)的報(bào)告、請(qǐng)示、方案、計(jì)劃、總結(jié)等內(nèi)部文件。辦理包括擬文、登記、擬辦、審批、轉(zhuǎn)辦、反饋等程序。

（一）擬文。呈文單位擬文經(jīng)部門(mén)簽章后送機(jī)要科。涉及其他部門(mén)的，由呈文部門(mén)負(fù)責(zé)與相關(guān)部門(mén)聯(lián)合簽章后送機(jī)要科。

（二）登記。機(jī)要科對(duì)呈文進(jìn)行初審，認(rèn)可后編號(hào)、登記。

（三）擬辦。黨政辦公室主任或委托的副主任提出擬辦意見(jiàn)。

（四）審批。機(jī)要科按照擬辦意見(jiàn)送校領(lǐng)導(dǎo)審批。

（五）轉(zhuǎn)辦。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)向呈文部門(mén)反饋結(jié)果或轉(zhuǎn)相關(guān)部門(mén)辦理。

（六）反饋。機(jī)要科對(duì)由職能部門(mén)承辦的呈文隨時(shí)跟蹤了解辦理情況，并向相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)、黨政辦及呈文部門(mén)及時(shí)反饋辦理結(jié)果。

第十三條 校內(nèi)文件辦理送機(jī)要科，沒(méi)有通過(guò)機(jī)要科傳遞造成延誤或損失的，由承辦單位負(fù)責(zé)。

校內(nèi)請(qǐng)示、報(bào)告均應(yīng)送黨政辦公室，由黨政辦按規(guī)定流程辦理，一般情況下不直接送校領(lǐng)導(dǎo)。

第十四條 黨政辦公室在1個(gè)工作日內(nèi)完成校內(nèi)來(lái)文的擬辦，文件一般在5個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)并反饋意見(jiàn)。

四、發(fā)文流程

第十五條 發(fā)文指學(xué)校對(duì)校內(nèi)、校外印發(fā)的“中共五邑大學(xué)委員會(huì)”、“五邑大學(xué)”、“中共五邑大學(xué)紀(jì)律檢查委員會(huì)”紅頭文件。辦理程序包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編印、分送等程序。

（一）擬稿。擬文單位經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽核后送秘書(shū)科。涉及其他部門(mén)的，由擬文單位負(fù)責(zé)與聯(lián)合單位會(huì)簽后送秘書(shū)科。

（二）核稿。秘書(shū)科對(duì)公文進(jìn)行初審后送黨政辦公室主任或副主任復(fù)審和會(huì)簽。

（三）簽發(fā)。黨政辦公室主任會(huì)簽后，由機(jī)要科將公文呈送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需要主要校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，先送分管校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，再送主要校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

（四）編印。秘書(shū)科對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文進(jìn)行編號(hào)，按發(fā)文規(guī)格排版、印刷、裝訂。

（五）分送。對(duì)外發(fā)文由擬文單位分送；對(duì)內(nèi)發(fā)文由擬文單位取回分送有關(guān)單位。

第十六條 “五邑大學(xué)工會(huì)委員會(huì)”、“共青團(tuán)五邑大學(xué)委員會(huì)”紅頭文件的擬稿、核稿、簽發(fā)流程參照校黨委、行政紅頭文件流程執(zhí)行，不送秘書(shū)科。文件簽發(fā)后，送秘書(shū)科統(tǒng)一編印。

第十七條 在公文成文過(guò)程中，文件草擬人、部門(mén)負(fù)責(zé)人、初審人、復(fù)審人、會(huì)簽人、簽發(fā)人均應(yīng)在公文簽發(fā)單簽字。公文初稿、修改稿和定稿原件留打字室存檔。

第十八條 黨政辦公室負(fù)責(zé)“中共五邑大學(xué)委員會(huì)”、“五邑大學(xué)”“中共五邑大學(xué)紀(jì)律檢查委員會(huì)”、“五邑大學(xué)工會(huì)委員會(huì)”、“共青團(tuán)五邑大學(xué)委員會(huì)”名義所發(fā)紅頭文件及會(huì)議紀(jì)要的印制，印制數(shù)量根據(jù)發(fā)文需要確定。

第十九條 公文簽發(fā)流程在3個(gè)工作日內(nèi)完成。

五、文件立卷、歸檔和銷(xiāo)毀

第二十條 文件辦理完畢，應(yīng)根據(jù)檔案法和學(xué)校檔案管理有關(guān)規(guī)定立卷、歸檔。

第二十一條 文件復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章，并視同正式文件妥善保管。

第二十二條 案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期移交學(xué)校檔案室。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的文件。

第二十三條 沒(méi)有歸檔價(jià)值和存查價(jià)值的文件，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，并由兩人監(jiān)銷(xiāo)，確保不丟失、不漏銷(xiāo)。

六、附則

第二十四條 本規(guī)范自2010年12月10日起施行，原《五邑大學(xué)傳文規(guī)則》同時(shí)廢止。